Per qualsiasi attività di vendita la gestione inventario è vitale. Sbagliare a gestire le merci, averne troppo o troppo poche, non conoscere e controllare i costi di gestione, ha dei riflessi negativi sulle vendite che nessuna campagna di marketing o di pubblicità potrà risolvere. Ottimizzare vendite e profitti sta molto nella precisa gestione dell’inventario
Oltre al costo delle merci ci sono i costi dei luoghi in cui metti l’inventario, non importa se sono canoni effettivi di locazione o costi figurati connessi alla proprietà immobiliare, i costi delle attrezzature – scaffali e mezzi di gestione, i costi dei software, i costi del personale e puoi aggiungere tanti altri costi alla lista.
Tutti i costi sono connessi e se non gestiti correttamente sfuggono di mano ed influiscono negativamente sui costi della tua azienda.
Quali sono, quindi, i costi minimi da conoscere e controllare?
Tre tipi di costi dell’inventario
I costi relativi all’inventario sono:
- Costi di ordinazione
- Costi di movimentazione
- Costi di stock-out o di esaurimento
1 – Costi di ordinazione
Ogni volta che acquisti da un fornitore, devi considerare i costi di ordinazione. Non importa se un ordine è piccolo – ci saranno sempre costi di ordinazione coinvolti.
Per determinare quanto ti costerà un ordine, ci sono alcune cose da tenere traccia:
- Richiesta di acquisto: il processo interno di richiesta ha un costo di elaborazione.
- Ordini di acquisto e fatturazione: negoziare ed elaborare un ordine di acquisto con un fornitore esterno ha un costo.
- Costi della manodopera: sono le ore trascorse in contabilità di magazzino e contabilità generale, le comunicazioni con i fornitori e il monitoraggio dello stato degli ordini di acquisto.
- Trasporto ed elaborazione: I costi di spedizione per l’inventario del magazzino, nonché i costi di ricezione e di ispezione delle merci in entrata.
Alcuni di questi costi saranno piccoli, come la registrazione delle fatture e l’emissione di pagamenti ai fornitori. Altri costi, come inviare e gestire un ordine di acquisto, saranno più elevati.
2 – Costi di movimentazione
I costi di movimentazione delle merci comprendono il deposito delle merci e lo spazio in cui sono conservate, le tasse, ogni assicurazione e altro . Sono i costi che la tua azienda sostiene nel tempo in cui immagazzina e conserva il suo inventario
Avere una visione accurata di questi costi è fondamentale per sapere quanto profitto può fare il tuo inventario attuale.
Questa immagine rappresenta i costi di movimentazione dell’inventario comuni che la tua azienda deve monitorare:
Spazio del magazzino e archiviazione
I costi di spazio e stoccaggio coprono i costi ricorrenti come la locazione, la sicurezza, l’illuminazione, il riscaldamento, la manutenzione e altre utilità.
Sono inclusi i lavori di pulizia, asporto e smaltimento rifiuti. Tutti costi che si accumulano rapidamente e che sono una necessità perché non puoi avere un inventario se non hai un posto dove tenerlo.
La tua azienda potrebbe anche utilizzare un magazzino logistico di terze parti, in cui i singoli costi sono espressi diversamente sotto forma di servizi, percentuali sulle vendite e valutati in funzione degli indici di rotazione e vendita delle merci.
Elaborazione e smistamento
I costi di gestione facilitano ogni operazione sicura dell’inventario nel tuo magazzino; sono gli strumenti e i costi dei dipendenti coinvolti nella movimentazione delle merci.
I costi includono le attrezzature per la movimentazione dei materiali, ascensori, carrelli elevatori, mezzi e e strumenti vari.
Tra i costi di gestione ci sono anche le imposte e tasse. I costi possono essere abbassati con investimenti in tecnologia.
Capitale circolante e costi di capitale
Il costo del capitale è in genere il più alto di tutti i costi di movimentazione.
Include le spese una tantum necessarie per trasportare e alloggiare fisicamente l’inventario, come l’acquisto di terreni, di edifici e di attrezzature. Include anche gli investimenti, gli eventuali interessi sul capitale circolante e i costi opportunità di tutto il denaro investito nel tuo inventario.
- Il costo del capitale per le aziende manifatturiere è generalmente compreso tra il 7% e il 12% del loro costo di movimentazione totale. Questo ti dà anche la misura di come Amazon valuta il servizi di logistica connessi a FBA.
- Nel costo del capitale dovresti aggiungere anche il rischio associato alla deperibilità dei tuoi beni.
- Infine, proprio per non farti mancare nulla, dovresti anche considerare il costo opportunità. Cosa avresti potuto ottenere se avessi investito diversamente questo danaro?
Tasse e assicurazioni
Le assicurazioni sono complesse, ma sono sempre una tua scelta. Le tasse sono una delle due certezze della vita, con il grande problema che dovresti conoscere in anticipo i livelli di imposizione fiscale per la tua azienda. Purtroppo viviamo in un Paese difficile con una burocrazia ed una difficoltà interpretativa complessa.
Hai bisogno di avere consigli esperti e una consulenza fiscale. Se non lo fai, ci potrebbero essere implicazioni enormi per la tua azienda.
Determinare il valore del tuo inventario ha una connessione diretta con le imposte da pagare.
- Il metodo FIFO – First In, First Out aumenta la responsabilità fiscale delle imprese.
- Il metodo LIFO – Last In First Out riduce la responsabilità fiscale delle imprese.
La scelta del metodo di valutazione dell’inventario va fatta con oculatezza.
Obsolescenza
L’obsolescenza è un costo del rischio di inventario che si riferisce a articoli che non puoi spostare o che potrebbero deperire prima della loro vendita, come fiori o cibo.
L’obsolescenza è costosa perché stai effettivamente lasciando denaro sullo scaffale.
I prodotti potrebbero rimanere nel tuo inventario per mesi, aumentando i costi sostenuti per la loro movimentazione, senza mai trarre profitto.
Pensa ai prodotti di abbigliamento e scarpe che, con una forte componente moda, hanno un tempo utile di vendita molto corto. E per i prodotti di abbigliamento, anche senza il collegamento alla variabilità della moda, c’è sempre da tener conto della valutazione stagionale e della variabilità del tempo atmosferico.
Tra i modi per ridurre i costi di obsolescenza, non sottovalutare la vendita di titoli deperibili su markeplace come eBay o Amazon a un prezzo inferiore. Oppure puoi offrire prodotti immobili sullo scaffale in un bundle con prodotti più venduti per farli uscire dal tuo magazzino.
Investimento
L’inventario è un investimento piuttosto costoso.
In una efficace strategia di gestione dell’inventario, devi stare attento a come spendi il tuo denaro, che è una risorsa scarsa per definizione.
Devi imparare a discriminare tra
- quanto del tuo budget deve essere speso per il tuo inventario
- e quanto dovrebbe essere dedicato ad altri aspetti fondamentali della tua attività.
Perdite e frodi.
L’inventario è soggetto a perdite inventariali. Per qualche motivo è sempre difficile riconciliare l’esistenza reale del magazzino con quanto appare visualizzato sui tuoi programmi. Errori di conteggio, taccheggio e sottrazioni delle merci, sono costi che esistono e che vanno calcolati.
Per non parlare del rischio dei furti, delle perdite sui trasporti, delle frodi su pagamenti e restituzioni.
3 – Costi di stock-out
I costi di stock-out rappresentano le potenziali opportunità di vendita perse a causa della mancanza di scorte per un prodotto.
Ad esempio,
- un cliente ordina l’ultima unità di un prodotto in stock, ma tale unità risulta difettosa. Poiché non è possibile spedire un articolo difettoso e non si dispone di inventario disponibile, l’ordine non può essere evaso.
- un cliente arriva sul tuo sito e vede che il prodotto che desidera è esaurito. Invece di acquistare il prodotto da te, lo cercherà altrove.
Le conseguenze dell’esaurimento delle scorte possono essere negative le aziende.
- Un cliente che trova il prodotto esaurito potrebbe non tornare.
- Se vendi su Amazon e su eBay, non puoi – letteralmente – vendere prodotti che non siano disponibili. Questa situazione può avere delle conseguenze negative sulle tue performance sul marketplace che vanno dalla riduzione della tua visibilità, alla sospensione del tuo account.
Come abbattere i costi di movimentazione.
Sapere quando riordinare
A meno che tu non sappia quando riordinare, ci sono buone probabilità che tu ti trovi in esaurimento dei prodotti. Peggio dell’esaurimento è quando hai eccessi di scorta. L’overstock è molto costoso, in quanto significa che stai comprando e movimentando stock di merci di cui non hai bisogno.
Capire quando riordinare non richiede un sesto senso e non dovrebbe essere un gioco d’ipotesi.
È vero che ogni merce ha una sua ragione e sue regole di movimentazione, ma un buon software di gestione dell’inventario è in grado di prevedere le probabili vendite e la domanda di prodotti fornendo previsioni accurate. Devi anche impostare una soglia minima di inventario per sapere quando è il momento di sostituire il tuo magazzino, oppure per avere una valutazione di riserva e non trovarti nella condizione di esaurimento dell’inventario quando operi sui marketplace.
Capire quando è opportuno riordinare le scorte eviterà che un esaurimento danneggi le vendite e le scorte eccessive aumentando i costi.
Elimina gli stock morti
Per alcune aziende, lo stock morto è la ragione che può farle fallire . Lo stock morto è composta dai prodotti che non si vendono e che non si riesce a vendere. I motivi sono molti, a partire dall’obsolescenza dell’inventario. Gli stock invendibili o invenduti sono molto costosi e bisogna trovare il modo di eliminarli o ridurli.
Ricorda, tutto lo stock nel tuo inventario ti costa qualcosa mentre lo tieni in magazzino, compresi i prodotti che venderai e i prodotti che i dati analitici mostrano che non venderai. Share on X
Devi arrenderti e liberartene velocemente.
Sarà difficile recuperare qualche soldo dagli stock morti, lascia perdere l’idea di guadagnare cosa. Riduci velocemente la perdita, anche donando le merci invendibili. Liberatene rapidamente.
Attenzione alle offerte irresistibili
Alcuni fornitori possono fare offerte del tipo “compra uno, ottieni uno gratis” quando acquisti un prodotto da loro. Questo è ottimo per il fornitore, perché li aiuta a smaltire scorte indesiderate e sembra buono per te, perché stai comprando inventario con un affare.
Il problema è che può facilmente portare a un eccesso di stock di questi prodotti. Ricorda, più ordini, maggiori saranno i costi di movimentazione e di inventario. Non arrenderti alla tentazione.
Attieniti alla tua strategia di gestione dell’inventario e decidi se vale la pena approfittare di un’offerta. Se approfitti dell’offerta, assicurati di avere un piano per vendere l’inventario extra dal tuo magazzino.
Miti comuni associati alla gestione dell’inventario
L’errore principale è pensare che gestire l’inventario sia facile e che sia altrettanto facile sistemare le operazioni, a mano a mano che si sviluppa l’azienda. Questo vuol dire muoversi alla cieca.
1 – La gestione dell’inventario è semplice
Cosa c’è di semplice nella gestione di prodotti diversi, nel riordino dei prodotti, nella scelta delle tecnologie, nel generare report, eliminare le frodi o capire il motivo per cui mancano sempre delle cose?
La gestione dell'inventario può creare o distruggere un'azienda. Share on X
2 – La gestione dell’inventario inizia dopo l’avvio dell’attività
Un altro mito comune è pensare che puoi gestire il tuo inventario dopo il lancio della tua attività. Il problema è a questo punto, il tuo inventario è già disorganizzato e potrebbe danneggiare i tuoi profitti .
Per molti neofiti dell’e-commerce, la gestione dell’inventario non è una priorità. Vogliono vedere girare i loro affari prima ancora di pensare a qualcosa di necessario come gestire l’inventario.
Ma prima che la tua attività sia attiva e funzionante, il tuo inventario deve essere strutturato. Altrimenti, ti sfuggirà rapidamente di mano. I costi aumenteranno e potresti rimanere nella situazione imbarazzante in cui un cliente cerca di acquistare un articolo non disponibile.
Dai sempre la priorità a un sistema di gestione dell’inventario e implementalo prima di avviare la tua attività.
3 – Il cambiamento è difficile e richiede tempo
L'essenza del business è il cambiamento e l'innovazione. Se qualcuno che dirige un'azienda non accetta il cambiamento, troverà rapidamente la necessità di adattare la propria mentalità se vuole avere successo. Share on X
Alcuni rivenditori di e-commerce ritengono che non valga la pena cambiare i loro sistemi attuali. Anche se l’implementazione di un efficace sistema di gestione dell’inventario richiederà tempo, a lungo termine migliorerà l’efficienza e contribuirà enormemente al successo di qualsiasi attività commerciale.
Per diverse aziende in diversi settori abbiamo le prove di come una gestione migliore e più organizzata dell’inventario abbia portato maggior benefici di lungo periodo, ben superiori a quelli di tante e tante campagne pubblicitarie
4 – La gestione dell’inventario non serve per fare previsioni
Alcune aziende ritengono di poter prevedere con precisione le vendite future utilizzando solo i dati passati .
Questo non è vero e può costare un sacco di soldi alle piccole imprese.
Un preciso sistema di gestione delle scorte può migliorare la precisione delle previsioni di vendita. Ti aiuterà a seguire le giuste tendenze di vendita, a mantenere la giusta quantità di scorte nei tuoi magazzini, a valutare ciò che non sta vendendo e a calcolare i tempi di consegna per il riassortimento.
5 – Acquistare prodotti in grande quantità è un risparmio di denaro
A volte funziona e alcuni sconti potrebbero essere offerti al momento dell’acquisto.
Non è, tuttavia, ciò che le piccole imprese dovrebbero fare per il loro negozio. Perché?Anche se acquistare in blocco può farti avere i prodotti a un prezzo migliore, non significa automaticamente che stai risparmiando denaro.
Attenzione ai tempi e alla velocità di uscita dei prodotti. Se acquisti prodotti che hanno una scadenza, ma non li vendi prima della data di scadenza, stai perdendo il tuo investimento.
L'acquisto in grande quantità consente di risparmiare denaro al momento dell'acquisto, ma cosa succede se la maggior parte del prodotto rimane sugli scaffali perché nessuno è interessato? Share on X
6 – Avere a disposizione il minor numero di prodotti possibile per risparmiare denaro
La gestione dell’inventario è un atto di bilanciamento e le piccole imprese devono gestire il proprio budget per non esaurire le risorse.
Avere troppo poco inventario è rischioso come avere troppo inventario.
Se decidi di acquistare meno stock per risparmiare risorse, i tuoi scaffali saranno sottoutilizzati e questo sarà costoso perché perdi potenziali clienti.
7 – Non è necessaria una soluzione software di gestione dell’inventario
Se pensi che sia facile gestire l’inventario con liste di controllo manuale, devi solo provare. Possono anche funzionare, ma sono soggette ad inevitabili errori.
Ripeto, ci sono aziende, in molti settori che hanno decisamente svoltato da quando hanno innestato sitemi di controllo e di gestione dell’inventario, delle scorte, del picking, dell’allocazione delle merci e delle operazioni di consegna.
8 – Il software di inventario è troppo costoso
Se guardi alla tecnologia utilizzata dalle più grandi aziende del mondo per gestire il loro inventario, allora sì, è vero che alcuni software di inventario sono troppo costosi.
Ma oggi sono a disposizione di tutti, per diversi ordini di grandezza delle aziende, soluzioni software efficaci.
La chiave per trovare il software giusto è capire quali problemi o punti critici è necessario affrontare.
