I sistemi di gestione del magazzino sono ampiamente utilizzati da grandi organizzazioni dove i volumi delle scorte e degli ordini richiedono elevati livelli di controllo. Le imprese più piccole, anche se hanno meno scorte e meno ordini, hanno gli stessi problemi durante la movimentazione delle scorte fisiche.
Vendere online vuole dire avere merci disponibili che vanno trasferite rapidamente dal tuo magazzino al cliente che compera. Ma prima della spedizione, le merci devono essere ordinate, catalogate, censite, allocate.
Vanno seguite durante la spedizione, ma devono anche essere ordinate nuovamente al fornitore, gestite le disponibilità, le scorte minime, le priorità di vendita.
Lo sviluppo e la crescita delle vendite online passa anche (spesso passa prima di tutto) attraverso la gestione ordinata delle merci.
Tutte le imprese si trovano in due possibili condizioni:
- non hanno nulla che serva a gestire il magazzino e confidano che la gestione del magazzino sia fatta dallo strumento di vendita.
- usano prodotti basici per la gestione delle scorte e dell’inventario. Spesso questi strumenti sono forniti come parte degli strumenti di contabilità ed elaborazione degli ordini.
La prima soluzione è pura avventura e conduce a disallineamenti continui non appena le vendite iniziano a crescere.
La seconda soluzione è valida quando le scorte fisiche sono facili da gestire. Tuttavia non appena il business si espande è molto rischioso affidarsi a questo tipo di controllo.
Se hai bisogno di una assoluta precisione del magazzino, hai bisogno di un sistema che controlla le scorte in senso fisico ed è quello che fa un WMS (Warehouse Management System – Sistema di Gestione del Magazzino).
Non sottovalutare questi problemi.
- Organizzazione aziendale efficiente.
- Hardware e infrastrutture robuste.
- Contabilità e analisi del business.
- Gestione e controllo delle scorte
Sulla gestione e controllo delle scorte, molte aziende sono convinte che i loro sistemi di gestione dell’inventario facciano la stessa cosa di un WMS. In molte situazioni le aziende espandono il loro business e continuano a soffrire degli stessi problemi, che solo un sistema ben impostato può facilmente correggere.
La conseguenza è riduzione dell’efficienza, errori ripetuti e scorte con informazioni inesatte che incidono sulla fidelizzazione dei clienti e sulla redditività.
Affrontare i problemi.
In alcune situazioni ho visto che, invece di affrontare il problema alla radice e risolvere gli errori di gestione, la risposta è stata l’aumento della manodopera e l’aumento dei costi aziendali, senza risolvere i problemi. In realtà, soluzioni adeguate consentono di lavorare con molta efficienza ed utilizzare la manodopera per migliorare altre attività aziendali.
Le domande che servono per capire i problemi e le soluzioni.
Problemi all’ ingresso delle merci
Tempo necessario per trattare una merce ricevuta.
Si tratta di un processo che richiede molto tempo e che potrebbe essere semplificato per avere maggiore efficienza?
Errori nella raccolta dei dati in ricezione che causano problemi.
I metodi di acquisizione dei dati sono deludenti e causano problemi?
Troppi sistemi manuali o applicazioni software da aggiornare?
Hai troppe registrazioni da fare o duplicazioni da gestire su più sistemi?
La ricezione dei prodotti è un processo intenso di manodopera.
L’accoglienza dei prodotti coinvolge più persone e più procedure, facendo perdere tempo?
Tanto tempo sprecato in cerca dello spazio per il ricevimento della merce.
Chi riceve la merce spende molto tempo per trovare lo spazio adatto per posizionare la nuova merce in arrivo?
Merci collocate erroneamente all’arrivo.
Le scorte di magazzino sono collocate in un punto errato che causa problemi successivamente?
Problemi di gestione delle scorte.
Problemi di ottimizzazione dello spazio.
Il tuo spazio è mal gestito perché non hai un vero e proprio controllo della posizione?
Non puoi regolare le scorte a livello di posizione, ma solo per totali numerici.
Non regolare correttamente le scorte causa cifre inesatte?
Scarsa rintracciabilità delle scorte adeguate.
È difficile registrare le scorte corrette e questo causa azioni che non possono essere compiute (vendite errate)
Scarsa rintracciabilità delle scorte trasferite.
Riesci a spostare facilmente le scorte e mantenere la piena rintracciabilità?
Problemi di raccolta e spedizione.
Magazzino non posizionato correttamente per il prelievo.
Le persone che fanno il picking sprecano molto tempo alla ricerca delle scorte da raccogliere?
Stock che non viene trovato o che si trova insufficiente per la raccolta.
Non riesci a evadere gli ordini perché le scorte non sono reperibili?
Nessun controllo automatico della rotazione delle merci.
Controlli l’indice di rotazione delle merci ed imposti delle funzioni specifiche per il controllo e il riordino?
Tracciabilità dei lotto e dei numeri di serie.
Se vedi prodotti in lotti è possibile registrare gli stock dei prodotti numerati in serie?
Scorte con processo di verifica carente.
Ti accorgi degli errori di rilevamento delle scorte sempre nel momento sbagliato: quando hai immediato bisogno di quelle merci.
Errori nella spedizione e processo di controllo inadeguato.
Non riesci a bloccare l’invio di ordini errati?
Flessibilità di prelievo inadeguata per la tua azienda.
Il tuo sistema di permette di prelevare scorte per la massima efficienza?
Troppo affidamento sulla documentazione cartacea.
Fai affidamento su documenti cartacei per la gestione del processo di prelievo?
Tempo di gestione e vigilanza dedicato alla risoluzione degli errori.
Stai impiegando tempo costoso per risolvere errori e problemi?
Informazioni in tempo reale condivise con sistemi non affidabili.
Le informazioni condivise con altri sistemi sono sempre accurate?
Vendere online è molto difficile se non si ha una precisa strategia di cosa si vuole fare e come si vuole fare. Vuol dire anche portare efficienza ai processi aziendali e sistemare tutti gli aspetti più nascosti, ma molto sostanziosi, che reggono il tuo business.
